義務付けられている「労働者名簿」の書き方と管理方法②～さいたま市の社労士、栗田社労士事務所～ | 経営者の皆様に役立つ情報をさいたま市からベテラン社労士が発信しています

皆さんこんにちは。

さいたま市浦和区を中心に活動している、社労士の栗田です。

今回は前回に引き続き、「労働者名簿」の書き方と管理方法について見て行きたいと思います。

労働者名簿は、新しく人を雇用する際に労働者一人ずつについて作成していきます。

基本的には、以下の必要記載事項が全て記載されていれば、形式などは自由とされています。

【必要記載事項】

●労働者氏名

●生年月日

●性別

●住所

●雇入れ年月日

●従事する業務の種類

●社内での履歴

●退職年月日、または死亡年月日とその理由・原因

また、必須の記載事項ではありませんが、従業員の電話番号や緊急連絡先、健康保険、厚生年金、雇用保険についてなども記載しておくと、人事・労務管理がしやすくなるでしょう。

なお、異動や昇進、引っ越しなどがあると従業員の情報は変わります。

情報に何らかの変更が生じた場合は、滞りなく労働者名簿の内容も修正していかなければなりません。

保管⽅法に関しては特に定めはなく、近年はパソコンなどで作成し、データとして保管している企業も少なくありません。

修正する場合、データであれば書き換えるだけで済みますが、紙で労働者名簿を作成している場合には、修正箇所に二重線を引いて、訂正印を押してから、新しい情報を書き加えるようにしましょう。

また労働者名簿は、法律により３年間の保管義務が課せられています。

これは従業員の退職や解雇、または死亡日から３年間となるため、従業員が辞めてしまったからといって、その従業員の労働者名簿を廃棄してはいけません。

従業員の数が多くて、もし、辞めた従業員と在籍している従業員の情報を混同してしまうのであれば、退職者と在職者とで労働者名簿を分けて管理するという方法も有効です。

なお、労働者名簿は個人情報保護法の対象になるものです。

労働者名簿の作成や更新のために従業員の個人情報を得る際には、対象となる従業員への利用目的の明示が必要になります。

そのため、就業規則などに社会保険手続き、年末調整などの利用目的を記載しておく必要があります。

また、保存期間内の廃棄や紛失は注意勧告や命令の対象となり、悪質な場合は、６カ月以下の懲役または30万円以下の罰金に処せられる可能性もあります。

労働者名簿は人事や労務にも使う名簿であるうえに、全従業員の個人情報が詰まったとても大切なものです。 作成・更新・管理を徹底し、常に不備のないようにしておきましょう。

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さいたま市浦和区上木崎７－１１－２３－７０２

栗田社労士事務所

特定社会保険労務士　栗田　隆之

TEL:090-9130-9483